Terug naar de hoofdkostendragers
Tot voor een aantal jaar was het gemeengoed om zeer gedetailleerde conditiemetingen uit te voeren. De NEN2767-2 is de aangewezen methode. In de praktijk levert dit je veel informatie op. Maar het detailniveau is vaak te hoog waardoor je door de bomen het bos niet meer ziet. En de administratie van je bouwdelen lijkt een doel op zich te worden.
Een begroting voor de komende 5+ jaren kun je met veel minder detail opzetten. Geen cijfers achter de komma en ook de bouwdelen kun je veel grover benoemen. We noemen dit de hoofdkostendragers.
In 5 stappen naar doelmatig onderhoud
Onderstaande stappen kun je zelf uitvoeren en natuurlijk ook (deels) uitbesteden aan een inspectiebureau.
Inventarisatie hoofdkostendragers
Begin met de inventarisatie van de bouwdelen per gebouw. Denk aan dakbedekking, afwerklaag buitenwanden, buitenkozijnen. Ze komen uit een NEN/NLSfB bibliotheek van ongeveer 60 bouwdelen. Deze zijn gecodeerd op niveau Hoofdgroep/Subgroep en voorzien van een standaard technische levensduur en vervangingswaarde.
Je voorziet ieder bouwdeel van het bouwjaar en bij benadering de hoeveelheid. Dit werk zal je over het algemeen vanachter je bureau kunnen doen. Gebruik inspectiegegevens, tekeningen en andere documentatie.
1 - Begroting aanmaken
We hebben nu per bouwdeel een bouwjaar, technische levensduur en vervangingswaarde. Hieruit volgt automatisch de eerste meerjaren begroting. Het vervangen van onder andere afwerklagen, dakbedekking en installaties wordt direct voor de komende 25 jaar doorberekend. Het budget voor onderhoud wordt geïndexeerd en op de tijdlijn gezet. Hierdoor heb je per pand én over de hele portefeuille direct inzicht in de globale kosten per jaar voor onderhoud en heb je een basis MJOP.
3 - Schouwen
Na de eerste inventarisatie heb je een aardig beeld van de staat van het onderhoud. Je kunt nu waar nodig panden gaan schouwen. Dit hoeft niet allemaal direct. Op basis van de inventarisatie kun je ook prioriteren welke gebouwen als eerste bekeken moeten worden.
Tijdens de schouw controleer je de inventarisatie en werk je deze bij: Zijn alle bouwdelen in kaart? Kloppen de bouwjaren en hoeveelheden? Je kunt meer detail aanbrengen als dat het inzicht vergroot. Ook is dit het moment om urgente problemen te identificeren en te prioriteren. Ook verduurzamingsmaatregelen kun je opnemen.
4 - (D)MJOP optimaliseren
Na het schouwen heb je meer detail en wijzigingen aangebracht in de geplande onderhoudswerkzaamheden. Je kunt nu de MJOP nog verder optimaliseren door kosten te schuiven in de tijd, op te splitsen of juist werkzaamheden te bundelen. Doe dit voor individuele panden of verzamel werkzaamheden over meerdere gebouwen heen om schaalvoordeel te bereiken. Ook kun je nog aanvullende kosten voor bijvoorbeeld verbouwingen opnemen. Je hebt nu een goed overzicht van de te verwachten onderhoudskosten voor de komende 5 tot 10 jaar. De bedragen zijn inschattingen, maar dat is voldoende voor een begroting op hoofdlijnen.
5 - Maak een jaarplan
De laatste stap maak je door een detailplan voor het komend jaar op te stellen. Uitgaande van de begroting kun je de werkzaamheden op kwartaal- of maand niveau gaan inplannen. Vanuit deze planning ga je werkorders opstellen en offertes aanvragen. De bedragen worden nu concreet en ook de opdrachtverstrekking kun je op deze manier managen.
De MJOP - Express
Met onze aanpak kom je in ongeveer 8 weken tot een bruikbare MJOP. Met de focus op je beheerdoel. Met het herhaalbaar proces stel je jaarlijks de MJOP en jaarplan bij. Je hebt inzicht in de staat van je portefeuille en een gedegen financiële onderbouwing voor de komende jaren.
De basis op orde
