De Huischmeesters

“Digitaal vastgoedbeheer is essentieel. Toen wij elf jaar geleden begonnen, moesten we de contracten printen, bewoners moesten het ondertekenen, scannen en dan werden de contracten in een mapje gedaan, ook werden facturen handmatig verstuurd. Naarmate we groter werden, was deze manier van werken veel te omslachtig en tijdrovend. We zijn daarom op zoek gegaan naar een manier om alles te digitaliseren. Als we nu een contract met bewoners afsluiten, leveren zij hun gegevens digitaal aan. Het contract wordt digitaal aangemaakt en digitaal ondertekend door de bewoners. Het scheelt veel papierwerk en een hoop handelingen. Dit maakt het werken met Condor voor ons onderscheidend. Doordat de processen veel beter zijn geborgd, is de betrouwbaarheid van de data ook enorm verbeterd. Ook krijg je als organisatie een mooi overzicht van je gegevens. Zo kun je zien wat je vastgoedbeheer is, wat je leegstand is en je krijgt een seintje als een contract is verlopen. Onze beheerders moeten zo optimaal mogelijk kunnen functioneren en dat betekent ook dat de administratieve ballast zo klein mogelijk moet zijn. Als we starten met een nieuwe locatie wordt deze in het systeem gezet, nieuwe ruimtes worden benoemd, alle parameters, zoals: kosten, huurprijs en projectduur, worden toegevoegd. De beheerder hoeft daar niet meer over na te denken, want het is geautomatiseerd. In het portaal zet de beheerder een aantal stappen en na een gesprek kunnen bewoners daar bij wijze van spreken binnen 24 uur wonen. Doordat je ontzorgd wordt bij alle facetten die je bij vastgoedbeheer nodig hebt, kun je snel en efficiënt werken.”

“Wij zijn een beetje een vreemde eend in de bijt als het gaat om vastgoed. Maatwerk is bij ons heel belangrijk. Wij hebben soms vijftien verschillende varianten van contracten. Bij de intakeprocedure van bewoners vraagt dit vaak om extra inzet. Alle meetelementen zitten daar waar mogelijk verwerkt in Condor, ook wat betreft de betaalstructuur en het omgaan met betalingen. Dit zijn dingen die in het maatwerktraject echt meegenomen zijn, want het moet gewoon kloppen. Als iemand een maand huurachterstand heeft, dan is hun portemonnee vaak niet meer gevuld, als je daar een maand later pas achter komt. Het is daarom extra belangrijk dat de meetelementen zijn geborgd in het systeem. Daarin speelt Condor een belangrijke rol.”